Fabrika Hurda Satış İhalesi: Şartname, Teklif ve Tartım

Bir fabrikanın hurda satış ihalesi üç belgeye dayanır: malzemeyi ve koşulları tanımlayan şartname, sınıf bazında birim fiyat isteyen teklif formu ve tartım ile ödemenin nasıl yapılacağını yazan kapanış kuralları. Bu üçü net olduğunda teklifler aynı zemine oturur, karşılaştırma kolaylaşır ve tartım günü tartışma çıkmaz. Bu yazı özel sektör işletmeleri içindir; kamu kurumlarının satışları ayrı bir mevzuata tabidir.

Önce bir ayrım: kamu ihalesi ile özel sektör ihalesi

Genel bütçeye dahil daireler, katma bütçeli idareler, il özel idareleri ve belediyelerin alım, satım, kira ve benzeri işleri 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümlerine göre yürütülür. Bu kurumlar hurda satarken ilan, komisyon, usul ve teminat gibi konularda kanunun belirlediği yolu izler.

Özel sektörde böyle bir zorunlu usul yoktur. Fabrika, OSB'deki üretici veya bir lojistik şirketi hurdasını nasıl satacağını kendi satın alma politikasıyla belirler. "İhale" burada, birden fazla alıcıdan aynı koşullarla yazılı teklif toplamak ve önceden ilan edilmiş kriterlerle karar vermek anlamına gelir. Kurumunuzun iç yönetmeliği veya grup politikası belirli bir usul istiyorsa onu esas alın.

İhale yöntemleri

Özel sektörde en sık üç yöntem görülür:

• Kapalı zarf (tek tur yazılı teklif): Her alıcı bir kez teklif verir, en uygun teklif seçilir. Basit ve hızlıdır; tekrarlı satışlarda yaygındır.
• Yazılı teklif ve pazarlık turu: İlk turda teklifler toplanır, öne çıkan iki üç alıcıyla ikinci tur yapılır. Yüksek tonajlı veya karışık partilerde tercih edilir.
• Elektronik teklif: Satın alma platformu üzerinden süreli teklif toplanır. Kayıt tutmak kolaydır, ancak şartname yine aynı netlikte olmalıdır.

Yöntem hangisi olursa olsun, kuralları baştan yazmak gerekir: kaç tur olacak, teklifler hangi tarihte açılacak, eşit tekliflerde ne yapılacak.

Şartnamede olması gerekenler

Hurda ihalesinde anlaşmazlıkların çoğu şartnamede yazılmayan bir konudan çıkar. Aşağıdaki tablo, temel maddeleri ve neden önemli olduklarını özetliyor:

Kablo partilerinde kablo tipini ve kesitini yazmak teklif kalitesini belirgin biçimde artırır; kablo sınıflarını kablo hurdası türleri sayfasında anlattık.

Hazırlık: ihale öncesi sahada yapılacaklar

İyi bir şartname, sahada yapılan hazırlıkla başlar. Malzeme ne kadar ayrışmış ve görünür durumdaysa teklifler o kadar isabetli olur.

• Sınıflara ayırın: Demir, paslanmaz, bakır, alüminyum, kablo ve motor gibi ana sınıfları ayrı alanlarda toplayın. Ayrıştırmanın yapılamadığı kalemleri "karışık" olarak açıkça belirtin.
• Fotoğraflayın: Her lot için genel görünümü ve yakın çekim ayrıntıyı gösteren fotoğraflar çekin. Kablo kesitleri, talaş içindeki yağ veya boyalı yüzeyler fotoğrafta görünmelidir.
• Tahmini tonajı çıkarın: Önceki tartım kayıtları, konteyner sayısı veya makine listesindeki ağırlıklar iyi bir başlangıçtır.
• Tehlikeli kalemleri ayırın: Akü, yağlı tank, asbest şüphesi olan yalıtım gibi kalemler hurda ihalesinin dışında tutulur ve lisanslı yollarla ayrıca yönetilir.
• Erişimi kontrol edin: Aracın yanaşacağı alan, kapı yüksekliği, zemin taşıma kapasitesi ve yükleme ekipmanı bilgisi şartnameye girecektir.

Bu hazırlık, yerinde görme gününü de kısaltır. Alıcılar sahaya geldiğinde malzemeyi lot lot görebilir, sorularını aynı gün sorup yanıt alabilir.

Örnek ihale takvimi

Bir üretim tesisinin yıllık hurda satışı için tipik bir akış şöyle olabilir:

1. Şartname ve teklif formunun hazırlanması, iç onay
2. Davet edilecek alıcıların belirlenmesi ve davetin gönderilmesi
3. Yerinde görme günü veya fotoğraflı bilgi paketi
4. Soru toplama ve tüm katılımcılara aynı yanıtın yazılı gönderilmesi
5. Teklif son tarihi ve tekliflerin aynı anda açılması
6. Gerekirse pazarlık turu
7. Kararın bildirilmesi ve sipariş veya sözleşmenin imzalanması
8. Tartım, sevkiyat ve ödeme

Dördüncü adım sıkça atlanır. Bir alıcının sorusuna verilen yanıt diğerlerine iletilmezse, teklifler farklı bilgilere dayanır ve karşılaştırma bozulur.

Teklif formu nasıl hazırlanır?

Teklif formu, şartnamedeki lot yapısının birebir aynısını içermelidir. Her satırda alıcı aynı birimde fiyat vermelidir; kilogram veya ton olarak tek bir birim seçin ve formda yazın.

Formda şu alanlar bulunur:

1. Lot numarası ve malzeme sınıfı
2. Birim fiyat (seçilen birimle)
3. Fiyatın geçerlilik süresi
4. Nakliye ve yüklemenin fiyata dahil olup olmadığı
5. Kesinti yaklaşımı (varsa hangi durumda)
6. Ödeme zamanı ve yöntemi
7. Teklif verenin unvanı, yetkili kişisi ve iletişim bilgisi

Bakır ve kablo gibi borsaya bağlı malzemelerde fiyat günlük oynar. Bu yüzden teklif formunda geçerlilik süresi istemek ve teklif açılış tarihini teslim tarihine yakın tutmak gerekir. Güncel fiyat aralığını görmek için bakır hurda fiyatları sayfasına bakabilirsiniz.

Teklifleri değerlendirme

En yüksek birim fiyat her zaman en yüksek getiri değildir. Değerlendirmede birim fiyatın yanında şunlara da bakılır: nakliye ve yükleme kimde, kesinti yaklaşımı ne, ödeme ne zaman, alıcının belge düzeni yeterli mi. Teklifleri aynı zemine getirmenin adımlarını hurda teklifleri nasıl karşılaştırılır yazısında ayrıntılı bir kontrol listesiyle anlattık.

Lot bazında farklı alıcılara ihale vermek mümkündür; demir bir alıcıya, bakır ve kablo başka bir alıcıya gidebilir. Ancak aynı sahada iki ekibin aynı gün çalışması planlama ister. Tek alıcıya toplu verme ile lot bazında bölme arasındaki tercihi, sahanın yükleme kapasitesine göre yapın.

Tartım günü

İhalenin asıl sonucu kantarda belli olur. Tartım günü için önceden şunları netleştirin:

• Her malzeme sınıfı ayrı tartılır; bir araçta iki sınıf varsa ara tartım yapılır.
• Kantar fişinde araç plakası, tarih ve saat, brüt, dara ve net ağırlık bulunur.
• Kesinti uygulanacaksa nedeni ve miktarı fişe veya ayrı bir tutanağa yazılır.
• Satıcı tarafından bir kişi tartımda hazır bulunur.

Kantar fişindeki alanların nasıl okunacağını kantar fişi nasıl okunur yazısında örnekle anlattık. Fatura, irsaliye ve KDV istisnası gibi belge konuları için hurda satışında belgeler rehberine bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Karışık lot açmak: Ayrılabilecek sınıfları tek lotta toplamak, değerli malzemenin düşük sınıftan fiyatlanmasına yol açar.
• Tahmini tonajı kesin gibi yazmak: Gerçek miktar kantarda çıkar. Şartnamede bunun tahmin olduğunu belirtmek beklenti farkını önler.
• Teklif ile teslim arasını uzatmak: Borsaya bağlı malzemelerde haftalar süren bir ara, teklifin geçerliliğini yitirmesine neden olabilir.
• Kesinti kuralını yazmamak: Yağlı talaş veya plastik kaplı kablo gibi kalemlerde kesinti yaklaşımı baştan konuşulmazsa tartım günü uzar.
• Saha kurallarını sonradan bildirmek: İSG eğitimi veya giriş izni gibi şartlar teklif öncesinde bilinmelidir.

Tekrarlı satışlarda ihale mi, sözleşme mi?

Her ay veya her çeyrek benzer hurda çıkaran işletmeler için her seferinde ihale açmak yorucu olabilir. Bu durumda dönemsel bir ihaleyle alıcı seçilip, fiyatlama ve raporlama kuralları bir çerçeve sözleşmeye bağlanabilir. Bu modelin ayrıntılarını düzenli hurda toplama sözleşmesi yazımızda ele aldık. Kurumsal tarafta nasıl çalıştığımızı kurumsal hurda yönetimi sayfasında bulabilirsiniz.

Biz ihale sürecinde her malzeme sınıfını ayrı tartar, her tartım için kantar fişi düzenler ve gerektiğinde XRF analizle alaşımı doğrularız. Ödemeyi tartımdan sonra aynı gün EFT ile, faturalı olarak yaparız. İhaleye çıkaracağınız partinin fotoğraflarını ve yaklaşık tonajını teklif formu üzerinden paylaşırsanız aynı iş günü içinde dönüş yaparız.

Kaynaklar

• 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu (mevzuat.gov.tr)